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POLICY INFORMATION

 

To officially reserve your event date, a 50% non-refundable retainer is required. Once the retainer is received, your date, design preparation, logistics, and vendor coordination will be secured exclusively for your event.

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Remaining Balance
 

  • Baja California clients: Remaining balance is due in cash on the day of the event.

  • Yucatán clients: Remaining balance must be fully settled 5 days prior to the event date.
     

Payment Methods Accepted
 

We currently accept:

  • Zelle

  • Debit and Credit Card (with 5% transaction fee)

  • BBVA Mexico Bank Transfer
     

Policies

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All payments made are non-refundable, as preparations, reservations, scheduling, vendor coordination, and logistics are immediately initiated and secured specifically for your event.

Event details, location, and design selections must be finalized prior to the event date to ensure smooth coordination and execution.

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Any last-minute changes, additions, upgrades, or modifications may be subject to additional fees depending on availability, logistics, and preparation already completed.

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Rescheduling Policy

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Rescheduling requests are subject to availability and may require additional fees depending on the new date, location, vendor availability, and logistical adjustments required.

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Outdoor & Weather Policy

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Outdoor events are subject to weather conditions and environmental factors. In the event of unsafe or unfavorable weather conditions, we will work closely with the client to determine the best available alternative solution.

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Timing & Delays

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Delays caused by late arrival, venue restrictions, guest interference, or lack of communication may affect setup timing and the overall experience flow. Hiraya Experience is not responsible for lost event time due to client-related delays.

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Damage Responsibility

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Any damages caused by the client, guests, or third parties to rentals, equipment, décor, florals, candles, furniture, or event property will be the responsibility of the client.

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Overtime & Additional Requests

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Any overtime, additional services, extended setup time, waiting time, or requests outside the original agreement may require additional payment.

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Vendor & Décor Substitutions

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Hiraya Experience reserves the right to make equivalent substitutions in florals, candles, décor elements, rentals, or vendors if necessary due to availability, weather, transportation, or unforeseen circumstances while maintaining the overall aesthetic and quality of the experience.

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Venue & Permit Responsibility

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Certain locations may require permits, reservations, valet fees, parking fees, beach access fees, or venue coordination. Any required fees not included in the agreed proposal remain the responsibility of the client unless otherwise stated.

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By submitting payment, the client acknowledges and agrees to all policies stated above.

We deeply value every experience we create and sincerely appreciate your trust in allowing us to curate such a meaningful moment.

FAQ

1. How do I book? / ¿Cómo puedo reservar?

 

English Visit Hiraya Experience  and “Choose your destination” Select your preferred experience and complete the inquiry form. Our team will get back to you within 48 hours to confirm availability and next steps.

 

Español Visita Hiraya Experience  y “Selecciona tu destino.” Selecciona la experiencia que deseas y completa el formulario. Nuestro equipo te responderá en un máximo de 48 horas para confirmar disponibilidad y los siguientes pasos. 

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2. How far in advance should I book? / ¿Con cuánto tiempo de anticipación debo reservar?

 

English We recommend booking as early as possible, especially for weekends, holidays, and special dates. This allows us to secure your preferred location, vendors, and personalized details.

 

Español Recomendamos reservar con la mayor anticipación posible, especialmente para fines de semana, días festivos y fechas especiales. Esto nos permite asegurar tu ubicación, proveedores y detalles personalizados.

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3. What is required to secure my date? / ¿Qué necesito para asegurar mi fecha?

 

English A 50% non-refundable deposit is required to officially reserve your date. The remaining balance depends on your destination and event details. For Cancún, the remaining balance must be paid in full at least 3 days before your event.

 

Español Para reservar oficialmente tu fecha se requiere un anticipo del 50% no reembolsable. El resto del pago depende del destino y los detalles de tu evento. Para Cancún, el saldo restante deberá estar liquidado al menos 3 días antes del evento. Esta pregunta sí la pondría sí o sí, porque es una de las actualizaciones importantes respecto al FAQ anterior.

 

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4. What payment methods do you accept? / ¿Cuáles son los métodos de pago?

 

English We accept: ● PayPal ● Zelle ● Apple Pay ● BBVA transfer for payments within Mexico

 

Español Aceptamos: ● PayPal ● Zelle ● Apple Pay ● Transferencia BBVA para pagos desde México 

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5. Where are you located? / ¿Dónde están ubicados?

 

English Hiraya Experience is based in Rosarito, Baja California, Mexico, and we create experiences in several destinations throughout Baja California and beyond. We currently offer experiences in Rosarito, Tijuana, Ensenada, Valle de Guadalupe, and Cancún, depending on the experience. Additional travel fees may apply depending on the location.

 

Español Hiraya Experience tiene su base en Rosarito, Baja California, México, y creamos experiencias en diferentes destinos de Baja California y otros lugares. Actualmente ofrecemos experiencias en Rosarito, Tijuana, Ensenada, Valle de Guadalupe y Cancún, dependiendo del servicio. Pueden aplicar cargos adicionales de traslado dependiendo de la ubicación. 

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6. What happens after I book? / ¿Qué sucede después de reservar? 

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English Once your experience is officially reserved, you’ll receive a confirmation with your booking details and your Hiraya coordinator’s contact information. Within the following days, we’ll send you an Experience Guide with helpful information about your destination, including weather tips, what to wear, arrival recommendations, parking, restaurant recommendations, and FAQs. As your event approaches, you’ll also receive a personalized itinerary and check-ins from your coordinator.

 

Español Una vez que tu experiencia esté oficialmente reservada, recibirás una confirmación con los detalles de tu reservación y la información de contacto de tu coordinador de Hiraya. En los días siguientes recibirás una Experience Guide con información útil sobre tu destino, incluyendo recomendaciones sobre clima, qué vestir, llegada, estacionamiento, restaurantes y preguntas frecuentes. Conforme se acerque tu evento, también recibirás un itinerario personalizado y seguimiento por parte de tu coordinador. 

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7. What is included in the coordination? / ¿Qué incluye la coordinación?

 

English Your Hiraya coordinator will guide you throughout the planning process, help coordinate your timeline and personalized requests, communicate important details, and coordinate setup with the vendors involved in your experience. On event day, your coordinator will be there to help ensure everything stays on schedule so you can focus on enjoying the moment.

 

Español Tu coordinador de Hiraya te acompañará durante el proceso de planeación, ayudará a coordinar el itinerario y solicitudes personalizadas, dará seguimiento a los detalles importantes y coordinará el montaje con los proveedores involucrados. El día del evento, tu coordinador estará presente para asegurarse de que todo se desarrolle de acuerdo con el plan y tú puedas concentrarte en disfrutar el momento. 

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8. Can I customize my experience? / ¿Puedo personalizar mi experiencia?

 

English Absolutely. We love creating experiences that feel personal and meaningful to each couple. 

​You can share special requests, preferences, ideas, or meaningful details with your coordinator, and we’ll do our best to incorporate them when possible.

 

Español ¡Claro! Nos encanta crear experiencias que se sientan personales y significativas para cada pareja. Puedes compartir con tu coordinador solicitudes especiales, preferencias, ideas o detalles importantes para ustedes, y haremos lo posible por incorporarlos cuando sea viable. 

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9. Do you offer photography? / ¿Ofrecen fotografía?

 

English Photography coverage depends on the experience or package selected. Some experiences include a mini phone photo session, while professional photography can be added or arranged depending on availability and package.

 

Español La cobertura fotográfica depende de la experiencia o paquete seleccionado. Algunas experiencias incluyen una mini sesión de fotos con teléfono, mientras que la fotografía profesional puede agregarse o coordinarse dependiendo de disponibilidad y paquete. 

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​10. What should I expect on the day of my event? / ¿Qué puedo esperar el día de mi evento?

 

English From the moment you arrive, your Hiraya coordinator will guide you through the experience. We’ll coordinate setup, vendors, timing, and the details we planned together. Once everything is ready, you can simply be present and enjoy your moment. 

 

Español Desde el momento en que llegues, tu coordinador de Hiraya te acompañará durante la experiencia. Nos encargaremos de coordinar el montaje, proveedores, tiempos y los detalles que previamente planeamos contigo. Una vez que todo esté listo, tú solo tienes que estar presente y disfrutar el momento. 

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11. What happens before my event? / ¿Qué sucede antes de mi evento?

 

English Approximately two weeks before your event, your coordinator will reach out to review your proposal details, confirm your timeline, answer questions, and finalize any personalized requests.A few days before your event, we’ll have a final check-in to confirm your arrival time, meeting instructions, and any last-minute details.

 

Español Aproximadamente dos semanas antes de tu evento, tu coordinador se pondrá en contacto contigo para revisar los detalles, confirmar el itinerario, resolver dudas y finalizar cualquier solicitud personalizada. Unos días antes del evento tendremos un final check-in para confirmar tu hora de llegada, instrucciones de encuentro y cualquier detalle de último momento. 

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12. Can I reschedule my experience? / ¿Puedo reprogramar mi experiencia?

 

English Yes. You may reschedule your experience once within the same calendar year at no additional cost, subject to availability.

 

Español Sí. Puedes reprogramar tu experiencia una vez dentro del mismo año calendario sin costo adicional, sujeto a disponibilidad. 

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13. What happens if the weather changes? / ¿Qué pasa si cambia el clima? Aquí yo agregaría esta pregunta, porque para Hiraya es especialmente importante por ser experiencias outdoor.

 

English Your coordinator will monitor the conditions leading up to your event and communicate with you if weather conditions may affect the experience. Depending on the circumstances and location, we’ll work with you to determine the best available option.

 

Español Tu coordinador estará pendiente de las condiciones climáticas antes de tu evento y se comunicará contigo si el clima pudiera afectar la experiencia. Dependiendo de las circunstancias y la ubicación, trabajaremos contigo para determinar la mejor opción disponible. 

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​14. Can you help with hotel or Airbnb arrangements? / ¿Pueden ayudarme con hotel o Airbnb?

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English Yes! For select experiences, our team can help guide you with hotel or Airbnb recommendations and coordinate room décor when included or requested.

 

Español ¡Sí! Para determinadas experiencias, nuestro equipo puede ayudarte con recomendaciones de hoteles o Airbnb y coordinar la decoración de habitación cuando esté incluida o sea solicitada. 

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15. How can I contact Hiraya? / ¿Cómo puedo contactar a Hiraya?

 

English Our team is here to help throughout the planning process. Email: info@hirayaexperience.com Website: hirayaexperience.com  Instagram: @hirayaexperience

 

Español Nuestro equipo está disponible para ayudarte durante todo el proceso de planeación. Email: info@hirayaexperience.com Website: hirayaexperience.com  Instagram: @hirayaexperience 

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